Im Arbeitsrecht entscheidet die richtige Form häufig über Wirksamkeit oder Unwirksamkeit. Lange galt: Viele Erklärungen mussten eigenhändig unterschrieben im Original vorliegen. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sind seit 2025 jedoch wichtige Erleichterungen eingeführt worden.
Dabei ist zwischen Textform und Schriftform zu unterscheiden. Textform bedeutet, dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger genügt – etwa per E-Mail oder PDF. Eine Originalunterschrift ist nicht erforderlich. Schriftform verlangt dagegen weiterhin eine eigenhändige Unterschrift auf Papier.
Arbeitsverträge: Arbeitsverträge selbst konnten schon bislang grundsätzlich formfrei geschlossen werden, also auch mündlich oder digital. Neu ist aber: Der gesetzlich vorgeschriebene Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz kann seit dem 1. Januar 2025 regelmäßig in Textform erfolgen. Voraussetzung ist insbesondere, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist. Arbeitnehmer können allerdings weiterhin eine schriftliche Ausfertigung verlangen.
Teilzeitanträge: Auch Anträge auf Verringerung der Arbeitszeit nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz können in Textform gestellt werden. Gleiches gilt mittlerweile weitgehend für die Reaktion des Arbeitgebers. Wichtig bleibt jedoch, dass Erklärungen eindeutig formuliert werden und ihr Zugang später nachweisbar ist.
Elternzeit und Teilzeit während der Elternzeit: Für Kinder, die ab dem 1. Mai 2025 geboren oder zur Adoption aufgenommen wurden, können Elternzeitverlangen sowie Anträge auf Teilzeit während der Elternzeit ebenfalls in Textform gestellt werden. Für ältere Fälle bleibt dagegen grundsätzlich die bisherige Schriftform maßgeblich.
Kündigung und Aufhebungsvertrag: Hier bleibt es weiterhin streng. Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen nach § 623 BGB zwingend der Schriftform. E-Mail, Scan, Fax, Messenger-Nachricht oder elektronische Signatur reichen nicht aus. Fehlt die Originalunterschrift, ist die Erklärung regelmäßig unwirksam.
Befristungen: Auch Befristungsabreden müssen grundsätzlich schriftlich vereinbart werden. Anderenfalls gilt das Arbeitsverhältnis häufig als unbefristet. Eine wichtige Ausnahme gilt inzwischen für Vereinbarungen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze – hierfür genügt mittlerweile Textform.
Fazit: Die Digitalisierung erleichtert viele arbeitsrechtliche Abläufe erheblich. Gleichwohl bleibt Vorsicht geboten: Gerade bei Kündigungen, Aufhebungsverträgen oder Befristungen können Formfehler gravierende Folgen haben. Wer unsicher ist, ob eine Erklärung wirksam abgegeben oder erhalten wurde, sollte frühzeitig rechtlichen Rat einholen. Unsere Kanzlei unterstützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der rechtssicheren Gestaltung und Prüfung arbeitsrechtlicher Erklärungen.
